如何避免有限公司股東行使監察權?

【案例】

　　誠醫管理顧問有限公司收到台北市政府商業處的函文，公司某位股東向經濟部檢舉該公司違反公司法第２０條及第１０９條規定，未提供設立迄今之營業報告書、財務報表、銀行往來明細表、營業稅銷項暨進項憑證明細表及歷年營利事業所得稅申報資料等給股東。

　　台北市政府商業處請公司就以上情事以書面陳述意見，逾期未回覆或陳述意見無理由，將依公司法第２０條第５項、第１０９條第３項規定裁處。

【誠一觀點】

　　實務上我們常看到許多有限公司因為規模較小，未依公司法規定每年將營業報告書、財務報表及盈餘分派或虧損撥補之議案，提請股東同意。但當股東間有糾紛時，不執行業務之股東就會依公司法第１０９條來行使監察權，讓公司非常困擾，進而像案例中的情況，跟公司主管機關檢舉，導致公司負責人可能還有相關罰鍰產生。

　　誠一建議公司不論規模大小，均應依公司法相關規定將年度營業報告書、財務報表及盈餘分派或虧損撥補之議案，提請股東同意或股東常會承認。

　　如要避免小股東任意行使監察權，誠一建議可將有限公司改組為股份有限公司，依據公司法第２１８條規定，股份有限公司係由監察人行使調查權，股份有限公司股東如擬行使檢查權，需依公司法第２４５條規定，股東需符合繼續六個月以上且持有已發行股份總數１％之股東，才得檢附理由、事證及說明其必要性，聲請法院選派檢查人，即可避免小股東任意行使監察權，要求公司提供公司業務及財務狀況資料之情形。

　　另在公司未公開發行上市櫃前，如要發行員工認股權證時，可能也要考量員工的變動性及股東人數增加所產生的影響。

相關法條規定：

公司法第8條第1項規定：

本法所稱公司負責人：在無限公司、兩合公司為執行業務或代表公司之股東；在有限公司、股份有限公司為董事。

公司法第20條第1項規定：

公司每屆會計年度終了，應將營業報告書、財務報表及盈餘分派或虧損撥補之議案，提請股東同意或股東常會承認。

公司法第20條第5項規定：

公司負責人違反第一項或第二項規定時，各處新臺幣一萬元以上五萬元以下罰鍰。規避、妨礙或拒絕前項查核或屆期不申報時，各處新臺幣二萬元以上十萬元以下罰鍰。

公司法第48條規定：

不執行業務之股東，得隨時向執行業務之股東質詢公司營業情形，查閱財產文件、帳簿、表冊。

公司法第109條規定：

不執行業務之股東，均得行使監察權；其監察權之行使，準用第四十八條之規定。
不執行業務之股東辦理前項事務，得代表公司委託律師、會計師審核之。
規避、妨礙或拒絕不執行業務股東行使監察權者，代表公司之董事各處新臺幣二萬元以上十萬元以下罰鍰。

公司法第218條規定：

監察人應監督公司業務之執行，並得隨時調查公司業務及財務狀況，查核、抄錄或複製簿冊文件，並得請求董事會或經理人提出報告。
監察人辦理前項事務，得代表公司委託律師、會計師審核之。
違反第一項規定，規避、妨礙或拒絕監察人檢查行為者，代表公司之董事處新臺幣二萬元以上十萬元以下罰鍰。但公開發行股票之公司，由證券主管機關處代表公司之董事新臺幣二十四萬元以上二百四十萬元以下罰鍰。
前項情形，主管機關或證券主管機關並應令其限期改正；屆期未改正者，繼續令其限期改正，並按次處罰至改正為止。

公司法第245條規定：

繼續六個月以上，持有已發行股份總數百分之一以上之股東，得檢附理由、事證及說明其必要性，聲請法院選派檢查人，於必要範圍內，檢查公司業務帳目、財產情形、特定事項、特定交易文件及紀錄。
法院對於檢查人之報告認為必要時，得命監察人召集股東會。
對於檢查人之檢查有規避、妨礙或拒絕行為者，或監察人不遵法院命令召集股東會者，處新臺幣二萬元以上十萬元以下罰鍰。再次規避、妨礙、拒絕或不遵法院命令召集股東會者，並按次處罰。

行政程序法第105條規定：

1. 行政處分之相對人依前條規定提出之陳述書，應為事實上及法律上陳述。
2. 利害關係人亦得提出陳述書，為事實上及法律上陳述，但應釋明其利害關係之所在。
3. 不於期間內提出陳述書者，視為放棄陳述之機會。